Bildiğimiz gibi İnsanlar,  hatta tüm evren, bitkiler hayvanlar, ve evrenin fiziği ... v.s., bilerek veya bilmiyerek zamanlarını programlamışlardır. Ne zaman doğacak, ne zaman yiyecek arayacak, ne zaman yiyecek, ne zaman uyuyacak, ... ne zaman çiçek açacak, ne zaman meyve verecek , ne zaman tohuma gidecek ... ne zaman yaz, ne zaman sonbahar, ne zaman kış, ne zaman bahar veya ne zaman gece ne zaman gündüz belli bir programda değil mi? Zaman Programı şaştığında başımıza iyi şeyler gelmediğini bilmiyor muyuz? İnsanlar için radyo yok, televizyon yok, telefon yok, gazete ve kitap ... peki zaman o kadar bol mu idi? Belki yapacak daha çok şeyler vardı. Haydi zamanında bitkiyi dikme, zamanında çapalama, zamanında gübre verme , sulama ... netice hasat yok!!! Peki şimdi ne var? Ne yok ki? Gazete, kitap, radyo, televizyon, Netflix ...v.s., Whatsup, Instag- ram, Facebook, ... peki çalışmaya zaman var mı?

İşte bu sebeplerle Zaman Yönetimi çok önem arzediyor. (Editör’den)

Zaman kavramı insan elinden çıkmadır.

Öyleyse, neden patronu olmak dururken onun kölesi oluyoruz?

Her sabah o günün işlerini planlayan ve bu plana uyanlar, yoğun bir günün labirenti arasın-

da kendilerine bir yol bulup geçmiş olurlar.

Ama bir plan yapılmadan, zamanın düzenlenmesi sadece şansa bırakıldığında kaos yavaş yavaş egemenliğini kurar.

- Victor Hugo -

Zaman; yerine konması, geri döndürülmesi, yeni- lenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.

• Sınırlı - Daha fazlası yoktur.

• Sınırsız - Her şeyi içine alır... Geçmiş, bugün ve gelecek.

• Geri Döndürülemez - Bir kez harcandı mı tekrar geri döndürülemez.

• Kontrol Edilemez - Biz onu yönetemeyiz, biz yalnızca onun içinde kendimizi yönetebiliriz.

• Değiştirilemez - Sabit bir hızda ilerler. Ne uçar ne de çok yavaş geçer.

• Evrensel - Eşit dağıtılmıştır. Hepimiz aynı miktarda sahibiz.

• Tasarruf Edilemez - İyi planlanmazsa boşa harcanabilir.

• Zaman bir kavramdır - Onu yönetemeyiz.

Bu akan kavram içinde biz kendi zamanımızı yöneteceğiz. Patronu olmamız için kendimizi tanıyıp yönetmeliyiz.

ZAMAN YÖNETİMİNDE ENGELLER

 a) Düşünsel Engel = Antiplan Mentalitesi

• Kendimizden gelen engeller
• İlgi yokluğ
• Dağınıklık, düzensizlik
• Tükenmişlik
• Sürüncemede bırakma
• Hayır diyememe

Doğamızda  dengesizlik, kaos, dağınıklığa  eğilim vardır.

b) Davranışsal Engeller = Eylem Tuzakları

- Dıştan gelen engeller

• Ziyaretçiler: “Masanızın önüne oturma yeri koymayın”.
• Telefon edenle: “Konuşma ilgi alanınız dışına taşıyor ve uzuyorsa kısa kesin ( benim yönte- mim şu anda zamana karşı yarışıyorum ben sizi arayayımdır )

- Gereksiz evraklar

• Evrakları ikiye ayırın

1-Yalnız bilgi için,

2-Eylem için, olanlar.

- Beklemeler

Kendinize bekleme süresi verin o süre aşılırsa beklemeye son verin.

Danışmanlık  almak istediklerini söyleyen bir bankanın genel müdür yardımcısına randevu saatinden

15 dakika önce yardımcımla gitmiştim. Sekreteri toplantıda olduğunu söyledi, “15 dakika önce geldik bekleriz” dedim. Randevularıma 15 dakika önce giderim. Kimseyi bekletmeye hakkımız yok. Herkesin zamanı çok değerli, hele ki üst düzey yöneticilerin.

Randevu saatimizi, 5, 10, 15 dakika geçti. Hareket yok. Yardımcıma gidiyoruz dedim. Sekretere “baş- ka bir randevumuz var, lütfen selam saygılarımızı iletin” dedim ve kalktık. Asansör  başında beklerken sekreter koşarak geldi ve “sizi bekliyor” dedi. Döndük ayağa kalkmış masasından  çıkmıştı. Elimi sıkarak “Ben bir meslek ayıbı yaptım” dedi. Demek ki bilerek yaptığı bir güç gösterisi idi.

- Toplantılar

Gündemsiz , zamanı önceden belirtilmemiş ,ilgi ala- nımız dışında işimizle ilgili olmayan,süresi bildirilmemiş, toplantı sonunda aksiyon planı verilmemiş kimin ne yapacağı karara bağlanmamış toplantılar en büyük zaman çalıcılardır.

Zamanınızı çalacağına düşündüğünüz toplantılara katılmayın.

- Toplantı yöneticisinin

Zamanında gelmesi, toplantıyı zamanında başlatması, Gündemi takip etmesi, uzamaları önlemesi, zamanında bitirmesi gerekir. Bunlar, o kurumdaki toplantı kültürünün göstergesidir.

- Buhranlar

Analitik kafa yapısı ile durumu analiz edin, acil aksiyon planınızı belirleyin.

- Zaman kaybettiriciler

İnsanlar  sahip  oldukları iş gücünün  ancak %30-40’ını kullanabilmektedir. Kalan %60 aşağıdakilere gitmektedir.

• Netleşmemiş hedefler, sürekli erteleme,
• Plansızlık ya da planlamada yapılan hatalar, önceliklere gerekli önemi verememe,
• Öze inememe, detayla fazla uğraşma.

PARETO KANUNU

19. Y.Y.’ da İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tara- fından 80:20 KURALI olarak bilinen bir teori ortaya atılmıştır. Bu teoriye göre;

• Cironun %80’ini müşterilerin %20’si sağlar.

• %20 üretim hatası %80 kayba neden olur.

• Gazetenin %20’si haberlerin %80’ ini oluşturur.

• Toplantı zamanının %20’si kararların %80’nini doğrudan etkiler.

• Masa üstü çalışmanın %20’si işteki başarının %80’ini sağlar.

KİM NEYİ BİLİR...

Bir yılın değerini;

tek dersten kalan öğrenci bilir.

Bir ayın değerini;

prematüre bir çocuk doğuran anne bilir.

Bir haftanın değerini;

haftalık derginin editörü bilir.

Bir saatin değerini;

konusunu o ders saatinde bitirmesi gereken öğretmen bilir.

Bir dakikanın değerini;

uçağı kaçıran yolcu bilir.

Bir saniyenin değerini;

kaza atlatan kişi bilir.

Bir milisaniyenin değerini;

100 metrede gümüş madalya alan atlet bilir.

ABC ANALİZİ

• Önceliklerin tespitinde kullanılan bir metottur. (Öncelik zaman yönetiminde anahtar (keyword) kelimedir).
• ABC analizi zaman kullanımında değer analizi yapılması işlemidir.
• Günlük hayatımızda tüm işler aynı öneme sahip değillerdir.
• İşimizi taşıdıkları değerlere göre belli kategorilere ayırmamız gerekir.

- A grubundaki işleri: Çok önemli

- B grubundaki işleri: Önemli

- C grubundaki işleri: Daha az önemli

olarak sınıflandırabiliriz.

• A Grubundaki işler en önemli işlerdir. Bunlar yalnızca o işten sorumlu kişiler tarafından yapılır, bir başka kişi ya da gruba devredilemez.

• B Grubundaki işler önemı orta ya da düşük düzeydedir. Bir başkasına devredilebilir.

• C Grubundaki işlerin önemi ise en az değere sahip işlerden oluşur (Rutin işler, telefonla sohbet, ani ziyaretler vs...).

• ABC analizi yalnızca A şıkkındaki işlerin halledilmesini, C şıkkındaki işlerin de bir kenara bırakılmasını önermez. Aksine tüm bu işleri taşıdıkları öneme göre belirli bir öncelik sırasına koyarak bir gün içerisinde en verimli şekilde halledilmeleri için gerekli ortamı hazırlamayı ön görür.

• EİSENHOWER MATRİKSİ: İşleri önemli ,acil, önemsiz,acil olmayan diye dört sınıfa ayıralım.

EISONHOWER  MATRİKSİ: ÖNCELİK = ÖNEM x ACİLİYET

I.Hemen yap bitir.

II.Sonra yap.

III.Delege et.

IV.Hiç yapma unut.

Önemli ve acil %70 zamanı alıyor. Bununla insanlar o kadar sıkılıyor ki %30 zamanda önemsiz acil işlere atlıyor. Önemli ve acil olmayana zaman ayrılmadığı için, bu önemli ama acil olmayanlar önemli ve acili besliyor. Her şey önemli acil oluyor. Bizde yangın söndürüyoruz. Aslında zamanında yapıldığında II- I in şişmesini önlüyor.

İşlerin önem ve acilliğine 1’den 5’e kadar puan vermeliyiz. Öncelik (önem x acillik) tir. Bu şekilde öncelik planlama tablosu yapabiliriz.

5 = en önemli ya da acil

4 = çok önemli ya da acil

3 = orta derecede önemli ya da acil

2 = önemi az olan ya da acilliği az olan

1 = önemi ya da acilliği çok az olan. Öncelik planlama tablosu yapıldığında;

• Gerçekten önemli işleriniz ve hedefleriniz için zaman kazanırsınız.
• Daha az stres yaşarsınız.
• Konsantrasyonunuz artar, zor görünen işleri zamanında bitirirsiniz.
• Gün bitiminde halledilmemiş işler gözümüzden kaçmaz, kontrol kolaylaşır.
• Konular üzerinde hakimiyetiniz artar.
• Konu hakimiyeti başarınızı, başarınızda moralinizi yükseltir.

Öğrenim ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşabilirsiniz. Kendinize yatırım yapabilirsiniz.

DAVRANIŞLAR:  PROAKTİF, İNAKTİF, REAKTİF

- Proaktif Davranış

Önceden önlem alıp uygulamaya koyma.

- İnaktif Davranış

Reaksiyon göstermeme

- Reaktif Davranış

Olduktan sonra davranmak

Tepki verme genelde %80 reaktif (olaylardan son- ra tepki verme), %20 proaktif (önceden davranış) şeklinde oluşmaktadır. En iyi davranış şekli proaktif davranış şeklidir.

"Etkili Zaman Yönetimi" yazısı, yazarın muvafakatı ile ETMD Bülteni'nden alınmıştır.